• Vincent B.

Comment et pourquoi définir une politique voyages ?

La politique voyage est trop souvent négligée par les entreprises, celles-ci ne se trouvent pas concernées par le besoin d'établir une politique voyages. Nous vous expliquons pour quelles raisons et dans quelle mesure la politique voyages est la garante d'un voyage d'affaires réussi.

Qu'est-ce qu'une politique voyages ?

Une politique voyages est un règlement qui encadre les différents paramètres liés aux voyages d'affaires dans une entreprise. Elle permet de réguler l'organisation des déplacements professionnels en encadrant les budgets, les modes de transport, et les types d'hébergement.

Pourquoi adopter une politique voyages ?

Le budget lié aux déplacements professionnels représente généralement le deuxième poste de dépense dans une entreprise. Si la politique voyages n'est pas définie au préalable elle laisse place à l'improvisation lors de la réservation et ainsi aux dépassements de budget, ce qui entraînent parfois des coûts conséquents. Une politique de voyage clairement établie permet d'anticiper et d'analyser les dépenses de façons concrètes, d'évaluer l'efficacité des actions, et d'optimiser les postes de dépenses liés aux voyages d'affaires.

Comment établir une politique voyages correspondant à votre entreprise ?

1. Définissez vos objectifs à atteindre pour réussir votre transition politique voyages

Les objectifs de la mise en place d'une politique voyages sont multiples et propres à chaque entreprise, définissez les clairement au préalable afin d'être certains de tous les atteindre.


A) Le bien-être de vos collaborateurs

Le bien-être en entreprise n'est pas à négliger, ni en déplacement, pour cela, laissez du choix à votre collaborateur en matière de réservation. Faites le gagner en autonomie en lui laissant la possibilité de réserver lui même ses déplacements. Sur Supertripper, l'administrateur en charge du compte de la société défini la politique voyages de chaque collaborateur en amont, par conséquent, le voyageur ne pourra réserver uniquement que des voyages respectant la politique qui lui a été attribuée.


B) Gain de productivité

Gagner du temps est important, réservez facilement vos voyages d'affaires, centralisez toutes vos factures sur une et même plateforme et classez les en fonction de leur entité, et de leur service.


C) Budgétisation

En définissant un budget strict à respecter, vous permettez à vos collaborateurs de structurer leurs voyages en respectant les finances de l'entreprise. Le budget attribué aux moyens de transports, et aux types d'hébergement ne doit être ni sous-évalué, ni sur-évalué. Privilégiez les critères de confort, aux tarifs appliqués, les tarifs sont susceptibles d'être modifiés en fonction de la demande, tandis que les critères de confort resteront inchangés.

2. Favoriser l'adoption de la solution


A) Implication des collaborateurs

La clé pour faciliter votre transition politique voyages est l'implication des collaborateurs. En intégrant l'avis des collaborateurs, et leurs remontées vous comprendrez mieux leurs demandes.


B) Liberté de choix


Afin de faire adopter votre nouvelle politique et votre nouvelle solution il est important de communiquer sur celle-ci. En communicant et en offrant la possibilité aux voyageurs de réserver eux-mêmes leurs voyages, ils aborderont la solution plus facilement. Tout le monde n'accorde pas la même importance aux critères, envisagez de donner un budget à respecter par déplacement, les collaborateurs seront ainsi libres de privilégier le confort de l'hébergement à celui du transport, ou l'inverse tout en respectant le budget initialement attribué.


3. Définissez les lignes directrices

Votre nouvelle politique voyages devra comporter certains critères, qui, une fois réunis établiront le comportement à adopter pour un voyage d'affaires réussi.


A) Critères de confort

Commencez par définir la classe de transport à adopter, le standing, la flexibilité, et le mode de transport à privilégier.


B) Critères de procédures

Anticipation des réservations, règles de validation des réservations, utilisation des compagnies standards ou low cost, procédure de remboursement des frais.

4. Analyser à sa juste valeur votre politique voyages

Grâce à l'onglet "reporting" de la plateforme Supertripper, vous êtes en mesure de suivre en direct, les dépenses effectuées par service pour chaque nature de dépense. Pensez à régulièrement aller à la rencontre de vos collaborateurs pour connaître leurs éventuels améliorations ou ajustement à effectuer. L'objectif principal de la mise en place d'une politique voyages est que les collaborateurs y trouvent les avantages qui les concernent. Au besoin, réajuster votre politique.

5. Oubliez les mauvaises habitudes

Lorsqu’une société fait le choix de gérer en interne le voyage d’affaires, elle finit le plus souvent par laisser ses collaborateurs utiliser des sites de réservation en ligne à vocation touristique. Ces sites ne proposant qu'un seul type de prestation (hôtel, avion ou train), ils entraîneront une perte de productivité liée à une réservation multicanale.

En moyenne, un voyageur d'affaires réserve régulièrement sur plus de trois sites différents pour couvrir ses déplacements professionnels.


Cette option, même pour une petite entreprise n’est pas idéale. Elle entraîne un manque de visibilité et de contrôle. Beaucoup de ressources devront être mobilisées et le temps perdu sur les réservations se traduiront par une perte importante de productivité.


6. Choisissez le bon outil

Pour que votre politique voyages soit respectée et bénéfique, nous vous conseillons de la connecter à un outil de gestion du voyage d’affaires comme Supertripper. Vous pourrez ainsi limiter les contrôles manuels et profiter de nombreuses fonctionnalités facilitant les réservations, la gestion et le suivi administratif.

Supertripper vous apportera :

Traçabilité : effectuer ses réservations sur une plateforme unique

Gestion : suivre en temps réel les dépenses et l’activité des collaborateurs

Suivi : retrouver les informations de réservation et les factures à tout moment

Simplicité : supprimer les avances et les notes de frais

Autonomie : réserver et organiser un voyage en deux clics

Paramétrage: garder la main sur la politique voyages de l’entreprise





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