• Vincent B.

Automatisation des dépenses : quels impacts sur l'efficacité de vos services financiers

La première image qui nous vient à l'esprit en songeant aux systèmes de gestion des dépenses est celle du voyageur d'affaires contraint de conserver tous les reçus, obligé de les transmettre à son retour au service comptabilité. Ce dernier, en plus de réaliser le suivi des fournisseurs, prestataires, partenaires,... doit ensuite saisir généralement manuellement les détails de chaque facture dans une feuille de calcul Excel ou un outil comptable.


Une étape souvent chronophage qui peut découler sur des erreurs de saisie ou des retards de remboursement.


Grâce aux nouvelles solutions de gestion des dépenses telles que Supertripper, équipées de rapports détaillés, un onglet dédié à la facturation permet d'automatiser la centralisation des dépenses directement sur la plateforme. L'impact est d'autant plus important pour les voyageurs que pour le service financier en faisant d'une pierre deux coups : regrouper les frais liés aux déplacements professionnels simplement et effectuer un suivi précis des dépenses par collaborateurs, par pôles, par entités de facturation,...


Processer la gestion des dépenses, point de départ d'une optimisation réussie


Dans de nombreuses entreprises de taille intermédiaire, les reportings des frais de déplacement sont bien souvent gérés manuellement à la fin de chaque mois. Or, de la rationalisation des processus d'approbation et de remboursement à la conformité aux politiques voyages, les avantages de l'automatisation des rapports de dépenses ont essentiellement lieu en coulisses. En effet, avec la déclaration manuelle des frais de déplacement, le problème majeur est la perte d'information entre chaque collaborateur. De l'émission de la facture jusqu'au traitement des données par le service financier, les données passent entre les mains - et les oreilles - de nombreux interlocuteurs. Un risque de déliquescence de la qualité de l'information apparaît, pouvant fausser complètement les statistiques.


Les solutions de gestion de voyage permettant de dématérialiser les dépenses peuvent réduire de 30% le coût de traitement liés aux dépenses.

Les employés conservent leurs frais de déplacement et leurs reçus pour chaque dépense. De retour au siège, ils soumettent la liste de justificatif pour obtenir le remboursement.

Bien que ce processus semble bien fonctionner, il est en fait inefficace.


Beaucoup de traitement de données à la main et de temps investit pour un coût facilement optimisable.


D'après un rapport Havas Voyages, les solutions de gestion de voyage permettant de dématérialiser les dépenses peuvent réduire de 30% le coût de traitement liés aux dépenses.

Découvrez quelques éléments de réponses sur la question de l'automatisation de la gestion des dépenses voyages et l'impact qu'un processus peut avoir en interne, tant en matière de bien-être collaborateur que d'économies financières.


Les flux de données automatisés


Premier avantage : l'intégration rapide aux outils et systèmes internes de votre organisation. Ainsi, les flux de données entre les processus internes s'effectuent automatiquement. Pour l'équipe financière, cela signifie dire adieu à la saisie manuelle des relevés comptables sur des feuilles de calcul Excel obsolètes - et parfois non mises à jour - dans le système comptable.


En retour, cette intégration transparente avec vos processus permet aux solutions qui génèrent automatiquement des reportings de donner à l'équipe financière de la data solide et une visibilité complète sur les dépenses des employés. Cet outil intelligent vous donne un tableau complet de vos états financiers très simplement. Par exemple, vous avez accès à des informations clés telles que le nombre de déplacements professionnels par pôle, le délais de jour pour approuver et débloquer les remboursements ou encore le coût total du processus de remboursement.


Établir des rapports de dépenses pour assurer le succès


Selon une étude de la Global Business Travel Association (GBTA), 19 % des notes de frais contiennent des erreurs ou des informations manquantes. De plus, il faut 18 minutes pour corriger ces erreurs.


En automatisant ces processus rapports de dépenses, il suffit à vos employés d'utiliser des modèles pré-construits et de les compléter en quelques minutes. D'autant plus rapide qu'ils sont prêts à être approuvés par les managers financiers. De cette façon, cela réduit le temps consacré à l'examen de chaque rapport par les services comptabilité, à la détection des erreurs et à l'apport de corrections si nécessaire.


Premièrement, ces systèmes de gestion des dépenses s'intègrent facilement à la politique voyages de votre entreprise. Outre la possibilité de remplir et catégoriser automatiquement les postes de dépenses, la probabilité que les dépenses soient mal réparties s'amoindrit considérablement.


Deuxièmement, l'automatisation peut limiter la rédaction de rapports inexacts en guidant les employés lorsqu'ils remplissent leurs notes de frais, en affichant les règles et les lignes directrices pour chaque étape du processus. Ainsi, vos politiques de dépenses ou les limites d'indemnité quotidienne et/ou les limites de remboursement sont visibles par chaque voyageur d'affaires de votre entreprise. Mieux vaut prévenir que guérir !


Pourquoi et comment élaborer une politique voyages efficace ? Découvrez notre article.


Un remboursement plus rapide des frais de personnel


Les rapports automatisés peuvent également supprimer - ou tout au moins limiter - l'analyse humaine de ces rapports. Cela permet d'accélérer les délais de remboursement, passant de quelques semaines à quelques jours seulement. Selon un rapport de CWT, les délais de remboursement pour les rapports manuels prennent plus de 7 jours pour 48 % des entreprises.


L'automatisation s'attaque à ce problème en effectuant le gros du travail en amont.


Tout d'abord, comme ces solutions effectuent la majeure partie du travail d'examen automatique avant d'être envoyés aux services financiers, le temps de vérification diminue largement jusqu'à la signature d'un gestionnaire comptable.


Vous pouvez même envisager l'auto-approbation pour les rapports - en fonction de limites que vous choisissez -, qui passent alors directement à la comptabilité sans l'approbation d'un intermédiaire. Encore une fois, un telle solution s'occupe de s'assurer de la conformité des informations inscrites sur le rapport. L'objectif de répartir les ressources humaines sur des tâches à forte valeur ajoutée pour l'entreprise peut être atteint.


L'automatisation peut également servir de solution de secours pour les rapports présentant des risques, en aidant les équipes comptables à effectuer des vérifications seulement si cela est nécessaire. Cette double vérification peut vous éviter de perdre des sommes conséquentes liées à des erreurs de saisie.


Une meilleure détection de la fraude


Une partie de la fraude mondiale - estimée à plusieurs dizaines milliards de dollars - provient des entreprises, qui perdent environ 5 % de leur chiffre d'affaires annuel à cause de la fraude au travail.


La plupart de ces problèmes peuvent être écartés en automatisant les règles de déclaration des dépenses. Le risque que des éléments de dépenses soient faux, gonflés ou en double est limité au maximum. Par exemple, les systèmes de gestion des dépenses peuvent être intégrés à votre politique voyages afin de signaler les postes de dépenses douteux - qui ne s'est jamais fait plaisir pour un "déjeuner d'affaires" avec une note un peu salée ?


Un rapport de dépenses sur 5 doit être examiné en raison d'erreurs ou d'informations manquantes.

Les rapports de dépenses automatisés sont avantageux pour chaque collaborateur de l'entreprise.


Les processus traditionnels de gestion des dépenses ne sont pas seulement contraignant pour les employés et les voyageurs d'affaires. Ils sont également fastidieux pour les équipes financières et comptables en charge du traitement des notes de frais.


Ce sont ces personnes qui doivent traiter les rapports des employés, examiner chaque dossier et se lancer dans une recherche chronophage en cas de renseignements manquants ou inexacts. Dans le rapport cité plus haut, la GBTA estime qu'un rapport de dépenses sur 5 doit être examiné en raison d'informations manquantes ou d'erreurs.


Les outils d'automatisation de centralisation des dépenses sont de plus en plus appréciés par les PME et ETI car ils permettent d'éviter aux équipes financières d'avoir à passer des heures sur des détails insignifiants - autant de temps sur lequel elles auraient pu passer à développer votre entreprise.



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