• Vincent B.

Les éléments indispensables pour choisir l'outil de gestion de vos voyages d'affaires

Avoir une agence de voyage efficace, claire et réellement connectée avec les besoins des entreprises peut relever de l'utopie. Entre des outils souvent obsolètes ou trop complexes à appréhender et des frais cachés qui s'envolent à la moindre sollicitation du service client, il n'est pas rare de devoir faire l'impasse sur l'une des valeur-ajoutées de ce que doit normalement regrouper une solution de gestion de voyage d'affaires : allier une technologie performante à un accompagnement vraiment humain.


Si les travel managers et les voyageurs d'affaires doivent être continuellement formés pour améliorer la chaîne de voyage en entreprise, ils doivent avant tout être soutenus par un outil de gestion adéquat doté de fonctionnalités bien pensées qui facilite leur quotidien et visent une satisfaction interne optimale.


A quelles fonctionnalités “indispensables” faisons-nous référence exactement ? Prenons l'exemple d'une entreprise de type PME, basée en périphérie d'une grande ville française, en croissance, avec des filiales en région et dans quelques pays d'Europe. Appelons-là "Industrie & Compagnie Groupe".

Plongeons-nous dans le quotidien des salariés pour comprendre leurs attentes à propos de la gestion de leur déplacement professionnels.


Gestion interne, via une agence de quartier, avec un acteur spécialisé ?


En évoquant le sujet des voyages en entreprise, la première étape que doit se poser Virginie, assistante et travel manager d'Industrie & Compagnie Groupe, est la suivante : quelle méthode de gestion semble la plus adaptée à la culture et aux ambitions de l'entreprise ?


Après ses premières recherches, elle comprend qu'il est désormais impossible de continuer avec une approche non optimisée des voyages d'affaires. Elle dresse alors 5 méthodes possibles pour gérer les déplacements des collaborateurs :


  • Sans solution de voyages d’affaires ; il s'agit de la méthode lorsque les employés réservent leurs propres voyages et fournissent des reçus pour le remboursement.

  • Via un gestionnaire de voyages d’affaires ; il s’agit de la méthode lorsque l’entreprise embauche une ressource humaine entièrement dédiée à la gestion des voyages.

  • Via une agence de voyage d'affaires ; il s’agit de la méthode lorsque l’entreprise fait appel à une agence externe pour l’aider à réserver et à budgétiser ses voyages d’affaires.

  • Via un logiciel d’entreprise développé en interne ; il s’agit de la méthode lorsque l’entreprise utilise un logiciel de gestion mis au point par l’équipe informatique en interne pour effectuer les réservations et les rapports de voyages.

  • Via un logiciel intégré de voyages d'affaires ; il s’agit de la méthode lorsque l’entreprise utilise une plateforme spécialement conçue par des professionnels pour gérer les réservations, la gestion et le reporting des voyages d’affaires.


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Les réservations multi-transports sur une même plateforme


Premier constat : le temps perdu par chaque collaborateur pour comparer les prix sur différents sites. OuiSNCF, Skyscanner, site des compagnies aériennes, Booking.com... sont certes des outils pratiques pour planifier un voyage de vacances, mais trop peu adaptés pour un voyage d'affaires.


En effet, basculer sans cesse d'un site à l'autre fait perdre un temps précieux alors que des outils de réservations professionnels comme Supertripper regroupent au même endroit les principaux fournisseurs mondiaux pour réserver un vol, un train, un hôtel, une voiture de location ou un taxi. La centralisation des différents moyens de transport et d'hébergements représente donc le levier n°1 pour développer le bien-être des collaborateurs de Virginie.


Une solution voyage qui va plus loin que la simple réservation


Se déplacer pour un voyage professionnel ne s'arrête pas à la réservation d'un trajet ou d'une prestation hôtelière. Un déplacement professionnel englobe une multitude d'éléments avant, pendant et après le voyage : préparation logistique, suivi financier, conformité du cadre régi par l'entreprise, facturation,...


Aidée par ses collègues, et notamment par l'équipe financière, Virginie prend conscience que certains outils facilitent le traitement et le processus des déplacements d'Industrie & Compagnie Groupe.


Pour les voyageurs : la possibilité de réserver, modifier ou annuler une réservation en toute autonomie, sans attendre les multiples échanges de mails entre le triptique voyageur-manager-agence, et la suppression des avances de frais.


Pour le pôle finance : la possibilité de personnaliser et d'accéder à des rapports détaillés de consommation, de les importer dans un outil de comptabilité (ERP,...), d'analyser les évolutions de voyages par filtres et d'assurer un suivi de facturation facilité et complet (refacturation pour un partenaire, compilation d'avoirs et remboursements,...).


Pour les managers : l'assurance d'un contrôle a priori des dépenses via une politique voyages tout en laissant le degré de flexibilité correspondant à l'organisation interne de l'entreprise.


Pour Virginie et ses pairs (assistante de direction, Office manager, Travel Manager) : l'assurance d'un gain de temps important quant à la centralisation des informations, l'accès à un historique global afin de pouvoir anticiper les prochains trajets et la sensation d'être productif grâce à une solution de gestion qui correspond à leur image.



Voici quelques éléments clés pour choisir votre service de gestion de voyages d'affaires :


1. Gérer facilement les droits et circuits de validation


Votre entreprise partage sans doute certaines similarités avec celle de Virginie. A commencer par les droits différents accordés en interne selon son poste. Chez Industrie & Compagnie Groupe, le COMEX ne souhaite pas perdre du temps à gérer leurs propres réservations, tandis que chaque Directeur de pôle est responsable du budget de ses équipes.


Il est donc nécessaire que certains collaborateurs soient en charge de valider les déplacements d'autres collègues. En mettant en place des circuits de validation clairs et connus de tous, il devient plus facile d'optimiser le traitement des demandes tout en restant indolore dans une journée de travail.


Par exemple, Virginie a décidé :

  • Elle seule à la main sur ses propres réservations et celles du COMEX de l'entreprise

  • Les directeurs de filiales en région et à l'étranger peuvent uniquement valider les demandes de leurs propres employés

  • Les salariés au siège sont supervisés par leur directeur/trice de pôle avec la mise en place d'une double validation par Virginie si le manager n'a pas validé la demande dans les 24h


2. La possibilité d'intégrer vos politiques voyages


A chaque entreprise ses restrictions en matière de politique voyages. Une bonne politique voyages est le fruit d'un travail main dans la main avec les attentes des voyageurs, la direction financière et les ressources humaines. En plus et dans l'idéal, l'agence de voyage, grâce à son expertise, peut émettre des préconisations.


La politique voyages limite le prix d’un déplacement professionnel, la qualité de l’hôtel, le mode et la classe de transport utilisé, mais elle est surtout la garante d’un voyage d’affaires réussi dans sa globalité. En fonction de leur poste, les collaborateurs, ne bénéficieront pas tous de la même politique voyages.


A télécharger : le modèle de politique voyages à personnaliser


3. Une solution unique pour gérer au même endroit Travel & Expenses


Qui dit voyage dit généralement dépenses sur place. Alors qu'un grand nombre d'entreprises comme Industrie & Compagnie Groupe continuent de demander les reçus pour transmettre des notes de frais, il est aujourd'hui possible de ranger cette désagréable contrainte au placard.


En plus de la suppression des notes de frais, Supertripper par exemple permet d'abolir les avances de frais. Comment ? En rattachant tout simplement chaque collaborateur au profil de l'entreprise, les paiements sont directement prélevés sur le compte de l'entreprise, et non plus sur la carte personnelle du voyageur d'affaires.


4. Des données pertinentes pour optimiser votre stratégie voyage en temps réel


Outre la sécurité et le confort, le principal enjeu de la gestion des voyages d'affaires repose sur une équation évidente :


Limiter les coûts des déplacements + augmenter les opportunités off-site = ROI optimisé


Trop souvent, comme c'est le cas avec Virginie, les entreprises n'intègrent pas la notion d'optimisation dans leur façon de voyager. Or, c'est en prenant la question à bras le corps qu'une société peut réaliser jusqu'à 30% d'économies sur son budget voyage.


Le choix de Virginie pour adopter un système de gestion a largement été guidé à la fois par les équipes financières et les voyageurs d'affaires réguliers d'Industrie & Compagnie Groupe. Aujourd'hui, il est devenu inenvisageable de naviguer à vue, dans une ère où chaque euro dépensé doit être justifié.


Grâce à l'extraction de rapports de données, il est possible d'ajuster progressivement les prévisions de dépenses, surtout sur des trajets récurrents ou lors d'événements prévus en avance. C'est également un excellent moyen de management pour récompenser les salariés les plus responsables, en leur rétribuant par exemple une prime d'éthique directement ponctionnée sur le budget voyage.


5. Une solution ergonomique disponible sur tout support (ordinateur, tablette, application mobile)


Comment écarter l'adaptation multi-support d'un produit à l'heure du tout smartphone ? En effet, il y a fort à parier que les collègues de Virginie (et probablement les vôtres) aient besoin d'effectuer des réservations ailleurs qu'à leur poste de travail (dans les transports, en soirée, en déplacement,...). L'outil de réservation se doit d'être responsive afin d'offrir la même expérience utilisateur sur un téléphone que depuis un ordinateur. Pouvoir retrouver facilement son e-billet permet par exemple d'effacer un stress supplémentaire et évite des impressions papiers qui peuvent se perdre et sont peu écologiques.


Malheureusement, seulement quelques acteurs du voyage d'affaires fournissent une application mobile gratuite performante. En France, Supertripper est une référence en la matière et a l'avantage d'opter pour une approche profondément user-centric.


Une technologie innovante dans le secteur du voyage d'affaires...


Des premières agences de quartiers non spécialisées aux nouvelles startups, le voyage d'affaires a vécu une évolution sectorielle ultra-rapide. Cette histoire, relativement récente, découle du développement continu des réseaux de communication. Voies ferrées, augmentation du nombre de lignes aériennes, création de chaînes hôtelières... Il est devenu aussi facile de rencontrer un client à l'autre bout du monde que son voisin de palier.


Les premiers acteurs du travel ont construit progressivement les outils de premières nécessités pour les entreprises, en omettant parfois de prendre en compte les attentes des voyageurs d'affaires. Ces outils pensés et créés dans les années 2000 n'ont que trop peu évolué par rapport au rythme des inventions technologiques.


C'est pourquoi de jeunes pousses du voyage d'affaires se sont engouffrées dans la brèche afin de combler ce décalage technologique. Ainsi, l'ensemble des collaborateurs d'Industrie & Compagnie Groupe entrent dans la moyenne nationale : 76% d'entre eux estiment que leur entreprise doit davantage digitaliser ses méthodes de gestion de voyages. Avec l'arrivée des millenials sur le marché de l'emploi, bercés aux outils numériques depuis leur naissance, Virginie a conscience que l'aspect technologique devient un enjeu crucial pour faire mieux fonctionner les processus en interne.


...couplée à l'expertise humaine d'une agence de voyage


Digitaliser la gestion des déplacements professionnels oui, mais pas au détriment de l'aspect humain. C'est pourquoi collaborer avec un spécialiste du voyage d'affaires reste un excellent moyen de rationaliser les coûts en s'assurant un taux de satisfaction voyageur maximal. En effet, les situations imprévues peuvent surgir, et l'importance d'un service client rapide et efficace sera toujours plus appréciable qu'une solution qui n'intègre pas d'experts. Conseils, guide et recommandations sont autant de facteurs clés qui permettent d'assurer un suivi cohérent et impactant au sein d'une entreprise.


Pour Virginie, ce dernier élément représente le point névralgique de la transformation interne des procédés : proposer un système qui rassure en cas de problème et qui accompagne avant, pendant et après les déplacements.







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