• Vincent B.

4 indicateurs pour mesurer l'efficacité de vos voyages d'affaires

Pour les PME et ETIs, les voyages d'affaires représentent une source de dépenses parfois compliquée à appréhender et pourtant indispensable pour faire croître son activité. Le budget consacré au poste voyage doit tenir compte de nombreux paramètres (fréquence des déplacements, intérêts, impact sur le management,...) en plus de contribuer au développement interne et externe de l'entreprise.


Face à l'opacité de projection du retour sur investissement d'un voyage d'affaires, quels sont les KPIs à suivre pour faire des voyages professionnels un moteur de croissance et d'engagement ?


Les enquêtes dressant des statistiques et proposant des bonnes pratiques en matière de mobilité en entreprise se multiplient. Et pour cause, la culture de la mesure prend de plus en plus de poids dans le monde professionnel contemporain. Il n'y a qu'à observer la multiplication des solutions technologiques B2B vendant les mérites de leurs logiciels pour s'en apercevoir.


Chez Supertripper, nous avons compilé un résumé des points majeurs à respecter pour optimiser vos voyages d'affaires. Sans réelle surprise, la conformité des procédures et les économies réalisées représentent les points clés du succès d'un déplacement professionnel.


Le succès de chaque voyage d'affaires


Commençons par une question assez simple : quels facteurs permettent à vos employés d'atteindre leurs objectifs lors de leurs voyages d'affaires ? Pour y répondre, il est primordial de comprendre la raison qui pousse vos collaborateurs à privilégier un déplacement plutôt qu'un rendez-vous en visioconférence.

S'agit-il de rencontrer des prospects en phase de décision ? Négocier des tarifs auprès de vos fournisseurs ? Acter un nouveau partenariat majeur ? Ces quelques exemples sont des étapes cruciales pour l'activité de votre entreprise qu'il est impossible de négliger.


Une fois cette (quasi) évidence intégrée, vous devez mettre en place des KPIs pour calculer le retour sur investissement (ROI) des déplacements de vos collaborateurs. Cependant, le calcul du ROI d'un voyage d'affaires peut s'avérer délicat à cause de la variété des facteurs qui influencent le succès de chaque voyage.

Exemple : jugeriez-vous une signature de contrat bénéfique s'il a fallu 6 mois et plusieurs aller-retours pour parvenir à conclure la transaction ? Ou que votre directeur des achats réussisse à négocier un achat fournisseur mais tombe en infirmité suite à déplacement ?


Quoi qu'il en soit, mesurer le retour sur investissement pour suivre le succès de chaque voyage d'affaires effectué par vos employés est un moyen essentiel de savoir si vos dépenses de voyages d'affaires produisent des résultats.



KPI n°1 : La satisfaction de l'outil de réservation des voyageurs


Sans doute le plus évident tant il impacte directement la préparation d'un déplacement professionnel. Vous devez absolument tout mettre en oeuvre pour mettre dans les meilleures conditions vos collaborateurs lorsqu'ils sont amenés à se déplacer hors site, à commencer par la préparation du déplacement.


Il est important de vous interroger sur le degré de satisfaction de vos collaborateurs itinérants quant à la plateforme de gestion des voyages d'affaires de votre entreprise.


A lire : Comment augmenter le taux d'adoption de votre logiciel de gestion du voyage d'affaires ?


La façon la plus simple de connaître l'opinion de vos employés au sujet de leurs voyages d'affaires est de mener des sondages internes ou d'utiliser vous-même la solution de voyage d'affaires. L'idéal est d'effectuer cette entrevue après les premiers voyages de chaque employé, lorsque l'expérience voyageur est encore fraîche dans leur esprit.


Une fois que vous avez recueilli ces données, faites un calcul simple pour estimer la note moyenne obtenue. Par exemple, si votre note moyenne est de 5 sur 10, posez vous et tentez de comprendre les problèmes rencontrés par les voyageurs en changeant de prestataire ou en donnant davantage d'autonomie aux voyageurs pour planifier sereinement leurs déplacements.


KPI n° 2 : Plutôt voyage ou vidéoconférence ?


C'est indéniable, la technologie a révolutionné notre rapport à autrui. Cet impact se retrouve tant dans notre vie personnelle que professionnelle. Les logiciels de visioconférence en sont une belle preuve puisqu'ils offrent bon nombre d'avantages pour les rendez-vous professionnels. Néanmoins, ils ne remplacent pas (encore) complètement les déplacements professionnels.


Les appels vidéo représentent un moyen rentable de passer du temps en face-à-face avec vos contacts professionnels situés parfois à des milliers de kilomètres de distance et de développer un lien avec vos interlocuteurs. Cependant, ces avantages ne rangent pas au placard les interactions en direct, notamment lorsqu'il s'agit de bâtir des relations de proximité et de gagner la confiance.



Vous pouvez dès lors comparer vos investissements dans une solution de visioconférence de qualité à ceux dédiés aux déplacements de vos collaborateurs. Le suivi de cette mesure permet également de comprendre quelles communications génèrent des résultats lors de voyages d'affaires et lesquelles le font par le biais d'appels vidéo.


De cette façon, vous adopterez une approche plus rigoureuse à l'égard des voyages d'affaires, en vous assurant que les employés ne se déplacent uniquement en cas de réel besoin.


KPI n°3 : Le calcul des frais de déplacement comparé au pourcentage des revenus


Les dépenses de voyage en pourcentage du chiffre d'affaires sont une mesure clé que beaucoup d'entreprises utilisent pour comparer leurs niveaux de dépenses en transport. Une étude menée par Accenture indique que pour une PME (1 à 49 salariés), les dépenses en voyage représentent environ 1,9% des revenus de l'entreprise .


Vous pouvez utiliser ce référentiel pour comparer votre budget du pôle voyage pour l'ajuster rapidement. Attention à ne pas sous-estimer ces structures de coûts : si vous décidez de réduire drastiquement ces dépenses, le risque est de créer de la frustration et un goulot d'étranglement, empêchant vos collaborateurs de maximiser les opportunités offertes par les voyages d'affaires. A l'inverse, ouvrir les gaz pourraient vous priver d'investir dans d'autres secteurs pour atteindre vos objectifs de croissance.


KPI n°4 : Le taux conformité de la politique voyages


Un autre indicateur à suivre s'observe dans le rapport qu'entretiennent vos employés avec votre politique voyages. Contrairement à ce que vous pourriez penser, la plupart des collaborateurs souhaite le respecter pour éviter les délais de validation de la hiérarchie. Parfois, ils n'ont pas d'autre choix que de s'en écarter bon gré mal gré. On retrouve régulièrement les mêmes raisons pour expliquer ces écarts :


La confusion des règles de politique voyages

L'absence d'outil de réservation pour les voyages d'affaires, obligeant vos collaborateurs à se rendre sur les sites B2C pour pouvoir réserver

Le manque de formation sur les processus et les outils de voyage d'affaires


A lire : Comment bien adapter sa politique voyages


Ce choix des indicateurs clés à suivre en matière de voyages d'affaires devrait vous aider à mesurer l'efficacité de vos investissements voyages. Cependant, il n'existe pas d'approche universelle, alors n'hésitez pas à échanger avec l'ensemble de vos collaborateurs pour déterminer les critères les plus pertinents.


Pour obtenir des conseils d'experts du voyage d'affaires, prenez rendez-vous avec nous.



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